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POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES AIMACOA S.A.S.

AIMACOA S.A.S. sociedad colombiana identificada con NIT 901.191.156-7, de ahora en adelante llamada AIMACOA, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario número 1377 de 2013, los cuales regulan la protección de datos personales y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, desarrolla las siguientes políticas para el tratamiento de datos personales dentro de la Compañía.

Los términos utilizados en la presente Política con mayúscula inicial, tendrán el significado establecido en el Anexo No. 1 “Definiciones”.

I. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La protección de datos personales en AIMACOA estará sometida a las siguientes reglas, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal. Consentimiento informado o principio de Libertad. El tratamiento de datos personales al interior de AIMACOA, sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento expreso del titular. Legalidad El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en esta norma. Finalidad del Dato El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado. Calidad o veracidad del dato. Los datos de carácter personal recolectados por AIMACOA deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error. Transparencia. En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

En la recolección de los datos personales por parte de AIMACOA se deberá tener en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos; por tanto deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen. Acceso y Circulación Restringida. Los datos personales que recolecte o trate AIMACOA serán usados por esta sociedad o sus vinculadas solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, solo serán cedidos a terceros que requieran estos datos para la prestación de algún servicio a AIMACOA que sea necesario y que tenga la misma finalidad que le esté dando AIMACOA a dichos datos personales. El Titular con su autorización, facultará a AIMACOA de la misma manera, a la transferencia y cesión de sus datos personales para las finalidades por él autorizadas a encargados del tratamiento o sus vinculadas. Los datos personales bajo custodia de AIMACOA no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y dicho acceso tenga por objeto brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia. Se exceptúa de lo anterior los eventos en los cuales por expresa disposición legal deba existir revelación de esos datos en medios masivos como Internet o la previa existencia de autorización por parte del titular de la información. Temporalidad del dato Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el dato personal, AIMACOA deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas pertinentes que aseguren su eliminación. Para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante. No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las bases de datos del AIMACOA cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber legal u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos. Seguridad del Dato AIMACOA, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. AIMACOA, conforme la clasificación de los datos personales que realice al interior de la organización implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Confidencialidad. AIMACOA y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aún después de finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato. AIMACOA implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido. Deber de Información. AIMACOA informará a los titulares de los datos personales el régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo informará sobre la existencia de las Bases de Datos

de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley. Protección especial de datos sensibles. AIMACOA no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y/o datos de salud, salvo autorización expresa del titular o por expresa disposición legal. Ninguna actividad de AIMACOA, estará condicionada a que el titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en beneficio del titular de la información o en razón a que la situación específica así lo requiere.

II. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en Bases de Datos que reposen en los sistemas de información de AIMACOA, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y será ejercido por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley. Derecho de acceso Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no. El acceso a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento se garantiza de forma gratuita una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la entidad podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Derecho de actualización Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación. Derecho de rectificación Este derecho comprende la facultad del titular del dato de solicitar la modificación de los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes. Derecho de cancelación Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley, o cuando se mantengan en razón de la existencia de una relación contractual o comercial. Derecho a la revocatoria del consentimiento

El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a AIMACOA para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico. Derecho de oposición Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. AIMACOA, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos. Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante AIMACOA consultas y reclamos de conformidad con las leyes que los reglamentan y quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente. AIMACOA dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales. Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en AIMACOA. De manera excepcional, esta Autorización no será requerida en los siguientes casos:? Cuando la información sea requerida o deba ser entregada a una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.? Cuando se trate de datos de naturaleza pública.? En casos de emergencia médica o sanitaria.? Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.? Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas. En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

III. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS COMO TITULAR DE LA INFORMACION

El ejercicio de estos derechos podrá ser realizado por parte del titular del dato personal, de acuerdo con las disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. Para el ejercicio de estos derechos el titular de la información podrá contactarse con la entidad a través de comunicación escrita dirigida a la siguiente dirección de correo electrónico info@aimacoa.com; o documento escrito dirigido a la siguiente dirección Calle 121 No. 3A-20 Ap332, Barrio Usaquén, en la ciudad de Bogotá. AIMACOA SAS, en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales de protección de Datos Personales, pone en conocimiento de los interesados el siguiente procedimiento:

1. El Titular del Dato y/o su representante, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o por correo electrónico si los documentos han sido digitalizados. En caso de que el Titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante Notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

2. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse por escrito sea este físico o por correo electrónico si los documentos han sido digitalizados. Dicha solicitud podrá dirigirse a la Carrera 21 No. 169-45, Barrio Toberín, en la ciudad de Bogotá, o al correo electrónico habilitado por AIMACOA SAS para el ejercicio del Habeas Data info@aimacoa.com.

3. Para consultas acerca de información relacionada con los procedimientos se realizará en la misma dirección y correo electrónico establecido anteriormente,

4. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:

4.1. Nombre del Titular del Dato Personal, y de sus representantes, de ser el caso.

4.2. Petición concreta y precisa de información, actualización, rectificación o revocatoria del consentimiento y/o supresión del Dato. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que AIMACOA SAS proceda como responsable del Tratamiento de la base de Datos a dar respuesta.

4.3. Dirección física y/o electrónica para notificaciones.

4.4. Documentos que soportan la solicitud conforme lo indicado en numerales anteriores.

4.5. Firma de la solicitud por parte del Titular del Dato Personal. Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, AIMACOA SAS así lo comunicará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada. Si transcurrido dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. AIMACOA SAS podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, AIMACOA SAS indicará que se trata de un reclamo en trámite. En EL inventario de reclamos se deberá consignar una casilla en la que se indique las siguientes leyendas: “en trámite”; y “resuelto”;. AIMACOA SAS, cuando sea Responsable del Tratamiento de la base de Datos Personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles si se trata de una consulta; y de quince días (15) días hábiles si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará AIMACOA SAS cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene Datos Personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados. En caso de consultas, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de diez (10) días hábiles, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En caso de reclamos, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de quince (15) días hábiles, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. AIMACOA SAS documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los Titulares de los Datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los Titulares de Datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite

IV. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA NORMA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS

1. Deberes para los Responsables del Tratamiento Cuando AIMACOA SAS o cualquiera de los destinatarios de esta Política, asuman la calidad de Responsables del Tratamiento de Datos Personales deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el Titular. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos que previamente le haya suministrado y adoptar demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente Datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta política y en la Ley 1581 de 2012. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos. l) Informar al Encargado del Tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos. n) Informar a la autoridad de protección de Datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

2. Deberes de los Encargados del Tratamiento de Datos Personales Cuando AIMACOA SAS o cualquiera de los destinatarios de esta Política, asuman la calidad de Encargados del Tratamiento de Datos Personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los Datos en los términos de la Ley. d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en este Manual y en la Ley. f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. g) Registrar en el inventario las leyendas “reclamo en trámite”; en la forma en que se regula en la Ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los Titulares de los Datos Personales. h) Insertar en la base de Datos la leyenda “información en discusión judicial”; una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal. i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella conforme instrucción impartida por la k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. Para efectos de dar cumplimiento a estos deberes y demás obligaciones establecidas en la presente norma, AIMACOA SAS podrá conformar los órganos que considere necesarios y asignarle las funciones a que haya lugar.

V. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES

AIMACOA SAS, como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, en desarrollo de su actividad empresarial, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de Encargado del Tratamiento, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de Datos contenidas en sus sistemas de información. El registro central de bases de Datos Personales permitirá: 1. Inscribir toda base de Datos Personales contenida en los sistemas de información de AIMACOA SAS. 2. La inscripción de las bases de Datos Personales indicará: 2.1 El tipo de Dato Personal que contiene 2.2 La finalidad y uso previsto de la base de Datos 2.3 Identificación del proceso de AIMACOA SAS que hace el Tratamiento de la base de Datos 2.4 Sistema de Tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de Datos 2.5 Indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de Datos en virtud del tipo de Dato Personal que contiene 2.6 Ubicación de la base de Datos en los sistemas de información de AIMACOA SAS 2.7 El colectivo de personas o grupo de interés cuyos Datos están contenidos en la base de Datos 2.8 La condición de AIMACOA SAS como Responsable o Encargado del Tratamiento de las bases de Datos 2.9 Autorización de comunicación o cesión de la base de Datos, si existe 2.10 Procedencia de los Datos y procedimiento en la obtención del consentimiento 2.11 Funcionario de AIMACOA SAS Custodio de la base de Datos 2.12 Los demás requisitos que sean aplicables conforme al reglamento de la ley que llegare a expedirse. 3. De manera mensual se registrará, para efectos de cumplimiento y auditoria, los cambios surtidos en la base de Datos Personales en relación con los requisitos antes enunciados. En caso de que las bases de Datos no hayan sufrido cambios así se dejará constancia por el Custodio de la misma. 4. La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de Datos Personales custodiados por AIMACOA SAS , serán documentados en este registro central. 5. El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de la base de Datos Personales, indicando el origen de la misma. 6. La cancelación de la base de Datos Personales será registrada indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas por AIMACOA SAS para hacer efectiva la cancelación.

VI. PROHIBICIONES

En desarrollo de esta POLITICA, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento. 1. AIMACOA SAS prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro Tratamiento de Datos Personales de carácter sensible sin autorización del Titular del Dato personal y/o de AIMACOA SAS. El incumplimiento de esta prohibición por parte de los colaboradores de AIMACOA SAS será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales adicionales a que haya lugar. El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con AIMACOA SAS será considerada como causa grave para dar terminación al contrato, sin perjuicio de las acciones adicionales a que haya lugar. En los contratos con los proveedores, donde el objeto contratado tenga relación con Datos Personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a AIMACOA SAS como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente y negligente del proveedor. 2. AIMACOA SAS prohíbe la cesión, comunicación o circulación de Datos Personales, sin el consentimiento del Titular del Dato o sin autorización de AIMACOA SAS. La cesión o comunicación de Datos Personales deberá ser inscrita en el registro central de Datos Personales de AIMACOA SAS y contar con la autorización del Custodio de la base de Datos. 3. AIMACOA SAS prohíbe el Tratamiento de Datos Personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Todo Tratamiento que se llegare a hacer respecto de los Datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.

VII. POLÏTICA GENERAL

Para la protección de datos personales y el tratamiento de éstos como objetivo general del AIMACOA está el asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos de sus accionistas, proveedores, postulantes, empleados y exempleados, garantizando disponibilidad de la infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines legales, contractuales, y comerciales.

Para tal efecto, AIMACOA se compromete a cumplir con la normatividad vigente, buscando siempre mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los titulares de los datos personales a los cuales les dé tratamiento y, gestionará y desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información. En la autorización de tratamiento de datos que en cada caso se solicite se indicará que los mismos pueden ser transferidos a entidades que cumplirán la función de encargados en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 o a las vinculadas de la organización. Los encargados de administración de Bases de Datos de AIMACOA, deberán acogerse íntegramente a la presente Política de Protección de Datos.

VIII. POLíTICAS ESPECíFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de AIMACOA, en calidad de Responsable o Encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros. 1. Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano Existirán bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales, antes, durante y después de la relación laboral. 1.1. Tratamiento de datos antes de la relación contractual. AIMACOA informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. Cuando AIMACOA contrate a terceros para que adelante o apoyen los procesos de selección, en los respectivos contratos establecerá que los datos personales recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de AIMACOA y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido. 1.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual. AIMACOA almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el área de Gestión Humana y con la finalidad de administrar la relación contractual entre AIMACOA y el empleado. El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido en AIMACOA. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a AIMACOA evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales. Para efectos del tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá autorización expresa del titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los datos sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo. Por servicios externos que AIMACOA pueda requerir, en el tratamiento de datos durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la Autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá la autorización para transferencia de datos. 1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, AIMACOA procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles. Los datos personales de los exempleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades: I. Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos; II. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía. III. Fines estadísticos o históricos 2. Tratamiento de datos personales de Accionistas. Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de AIMACOA, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia. Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes: I. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista. II. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía. III. Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad. IV. Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios accionistas

3. Tratamiento de datos personales de Proveedores. AIMACOA solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a AIMACOA por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga. Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores serán: I. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual. II. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas III. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores, cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012. AIMACOA podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de AIMACOA, tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, AIMACOA devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación. Cuando AIMACOA entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. AIMACOA verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos. IX. GRABACIONES, FILMACIONES Y COMUNICACIONES

La entidad como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus accionistas, clientes y usuarios la página web de la entidad y diversas formas de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico, presentación de boletines y comunicados. En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por AIMACOA. Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de AIMACOA o sus vinculadas. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones. La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular. Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con AIMACOA, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.

X. DATOS DE MENORES

La entidad no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de menores de edad. No obstante, en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.

XI. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCIÖN DE DATOS PERSONALES

La responsabilidad en el adecuado Tratamiento de Datos Personales al interior de AIMACOA SAS, está en cabeza de todos sus colaboradores y administradores. En consecuencia, al interior de las áreas que den Tratamiento a Datos Personales, se deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente norma, dada su condición de Custodios de los Datos Personales contenidos en los sistemas de información de AIMACOA SAS. En caso de duda respecto del Tratamiento de los Datos Personales, se acudirá al área responsable de la seguridad de la información y/o a la Gerencia para que indiquen la directriz a seguir, según el caso.

XII. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En el Tratamiento de los Datos Personales objeto de regulación en esta Política, AIMACOA SAS adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los Datos Personales tratados. En desarrollo del principio de “Seguridad de los Datos Personales”, AIMACOA SAS adoptará una política de seguridad, que será de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de este Política. Es obligación de los destinatarios de este Política informar a AIMACOA SAS cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la organización para proteger los Datos Personales confiados a ella, así como cualquier Tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación. En estos casos, AIMACOA SAS comunicará a la autoridad de control tal situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los Datos Personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil.

XIV. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES

AIMACOA SAS comunica a los destinatarios de esta Política el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido Tratamiento de Datos Personales: “ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó. b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar. c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio. d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de Datos sensibles.” La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad relacionado con el Tratamiento de Datos Personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a la Gerencia, con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capítulo 3 de la Ley 1581 de 2012 antes descritas. Consecuencia de los riesgos que asume AIMACOA SAS bien en calidad de Responsable y/o Encargado del Tratamiento de los Datos Personales, el incumplimiento de este Política por parte de sus destinatarios, se considera una falta grave y podrá dar lugar a la terminación del contrato respectivo sin perjuicio de las demás acciones que legalmente procedan.

XV. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES

Cuando las autoridades del Estado soliciten a AIMACOA SAS el acceso y/o entrega de Datos de carácter Personal contenidos en cualquiera de sus bases de Datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los Datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos Datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los Datos Personales entregados y los riesgos que conllevan su indebido uso e inadecuado Tratamiento.

XVI. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS

La Compañía se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de su página web con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través de los canales indicados anteriormente, sin embargo no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.

VIII. LEY, JURISDICCIÓN Y VIGENCIA

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del Tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente política estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia. Por otra parte, en general, la información de nuestras Bases de Datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información. En todo caso, de manera general, la información no será objeto de Tratamiento por un período superior de veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantenga de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal.

Anexo No. 1 Definiciones

Área de Gestión Humana: área encargada de gestionar los procesos de gestión humana de la Compañía
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Documento generado por el Responsable, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales en caso de no poder poner a su disposición la política de privacidad. En general AIMACOA tiene a disposición de todos sus empleados, clientes, accionistas, usuarios y en general titulares de los datos personales su política de Datos Personales fácilmente accesible en las instalaciones de la compañía.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento, sin importar si estos son estructurados o no.
Compañía: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular, como es el caso de los datos biométricos y la historia clínica, entre otros. Este tipo de datos no son objeto de tratamiento por parte de AIMACOA, a menos de que se trate de información necesaria para el desarrollo de un proyecto propio de su objeto social o se trate del manejo interno de la información de sus funcionarios, previa autorización por su parte para ello, en caso de ser necesario.
Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. De acuerdo con los conceptos establecidos por la Superintendencia de Industria y comercio los datos de directorio o que son hallados en búsquedas en internet no se pueden considerar públicos y su tratamiento debe estar fundamentado en los principios del manejo de la información personal.
Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar, no sólo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como lo es el relativo al cumplimiento de las obligaciones consignado en las centrales de riesgo crediticio.
Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud y la vida sexual. Este tipo de datos podrán ser objeto de tratamiento por parte de AIMACOA, previa autorización de sus funcionarios, clientes o accionistas para ello.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Fraude Externo: Actos, realizados por una persona externa a la entidad, que buscan defraudar, apropiarse indebidamente de activos o información de la misma para beneficio propio o de un tercero, o incumplir normas o leyes.
Fraude Interno: Actos que de forma intencionada buscan defraudar o apropiarse indebidamente de activos de la entidad, información confidencial, información propia de AIMACOA o incumplir normas o leyes, en los que está implicado, al menos, un funcionario de la entidad con beneficio propio o de un tercero.
Registro Nacional de Bases de datos: Directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento en el territorio colombiano. Las bases de datos que se encuentren fuera del territorio colombiano, en caso de existir, serán objeto de registro cuando al AIMACOA o los encargados del tratamiento les sea aplicable la legislación colombiana, en virtud de normas internas o tratados internacionales.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Superintendencia de Industria y Comercio: Autoridad nacional en materia de protección de datos personales, a través de la Delegatura de Protección de Datos Personales.
Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Transferencia: Cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento, el cual encuentra ubicado dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.